Effizienter KI-Workflow: Quellen in NotebookLM mit Google Drive synchronisieren und aktuell halten
Googles KI-Umgebung NotebookLM wird step by step mit neuen Funktionen ausgestattet, die Nutzern einen möglichst effizienten AI Workflow ermöglichen sollen. Ein sinnvolles Feature ist das Synchronisieren von Dateien aus der Drive Cloud, damit Änderungen in Dokumenten wie Docs auch unmittelbar in ein Notebook übertragen werden.
Im Vorfeld direkt erwähnt, dass man die Verbindung eher mit nicht-sensiblen Dateien herstellen sollte, wie im Beispiel mit einem Docs, in dem ich interessante Online-Kurse zu künstlicher Intelligenz sammle und die Liste stetig erweitere und so aktuell halten möchte, auch mit mehreren Kollegen zusammen. Der obere Screenshot zeigt solch ein Docs im Stile eines Word-Dokuments, das sich beliebig mit Text erweitern lässt.
Damit man das Docs auch mit seinem Notebook verbinden kann, ist eine Freigabe notwendig. Also einfach das Dokument öffnen bzw. freigeben und einen über den Button „Link kopieren“ einen teilbaren Link generieren, der stets zu diesem Docs führt. Dies ist die zentrale Verbindung, sonst funktioniert es nicht. Anschließend der Datei einen Namen geben und danach kann man diese, wie unten in der Abbildung dargestellt, jedem User zur Verfügung stellen, der oder die über genau diesen Link verfügt. Zum Schluss rechts unten auf „Fertig“ klicken und schon ist das Docs offiziell freigegeben.
Nun in NotebookLM einloggen, dort ein neues Notebook starten und bei der Auswahl der Quellen auf „Drive“ klicken. Die Verbindung der Google-Cloud mit der Google-Umgebung NotebookLM erfolgt über das eigene Google-Konto. Es ließen sich auch mehrere Quellen verwenden, aber in diesem Blogbeitrag halte ich es einfach und verwende nur eine Datei als Wissensgrundlage.
Nach dem Button-Klick wird die Übersicht der verfügbaren Dateien in Drive angezeigt und oben die Möglichkeit, eine URL einzufügen, die direkt zum passenden Docs führt. Hier wird der teilbare Link hineinkopiert, der zuvor generiert wurde. Ab jetzt steht die Verbindung.
Die untere Abbildung zeigt das erstellte Notebook auf der Grundlage dieser einen Datei bzw. des Google Docs und der Top 5 Online-Kurse, die als Liste bereitgestellt werden. Auf der linken Seite ganz unten wird die Quelle angezeigt. Und genau auf diese Quelle wird nun geklickt, um das Synchronisieren in NotebookLM zu starten, damit wir das Docs jederzeit anpassen können und diese Anpassungen 1:1 in dieses Notebook übertragen werden.
Im Anschluss öffnet sich die Quellenübersicht und ganz unten ist direkt der erste Eintrag zum Prompt-Labor vom KI-Campus mit externer Verlinkung sichtbar. Dies hat bislang scheinbar alles gut geklappt. Übrigens befindet sich im großen mittleren Teil die Zusammenfassung als Text, aber die linke Seite ist für das Synchronisieren wichtig.
Um das Synchronisieren jetzt vorzunehmen, wechselt man ins zugehörige Docs und nimmt eine Anpassung vor, wodurch das Docs automatisch gespeichert (Siehe oben) wird. Dieser Speichervorgang wird direkt in NotebookLM erkannt. Im Beispiel habe ich mit dem empfehlenswerten MOOC der TU Graz einen sechsten Online-Kurs hinzugefügt und diesen Eintrag Fett geschrieben.
Wenn ich nun das Notebook neu lade, so taucht direkt unter der Überschrift die Bezeichnung „Zum Synchronisieren mit Google Drive klicken“ auf. Dort dann drauf klicken. Auch wenn nur die Leertaste im Dokument geklickt wird und das Google Docs speichert, wird direkt eine Änderung des Dokuments erkannt und das Synchronisieren in NotebookLM ermöglicht. Es bedarf also immer einer Aktion.
Der untere Screenshot zeigt die linke Seite in der Nahaufnahme. Es ist wirklich immer derselbe Vorgang bei der Aktualisierung von Dateien und der Verbindung ins Notebook, um dieses aktuell zu halten. Es lohnt sich, diesen Vorgang ein paar Mal durchzuführen. Es ist sehr einfach.
War das Synchronisieren erfolgreich, so wird dies auch direkt unterhalb der Überschrift mit einer passenden Bezeichnung bestätigt. Nach jedem Klick taucht diese Meldung wieder auf und zeigt uns, dass wir erfolgreich waren. Super! Ganz oben habe ich noch fix den Titel des Notebooks von 5 auf 6 umgestellt, denn nun sind es ja 6 Top Online-Kurse, die offen zugänglich sind.
Was mir persönlich gut gefällt, ist die Übernahme der Formatierung, also die Fettung, die innerhalb des Textdokuments vorgenommen und 1:1 ins Notebook übertragen wurde. So lassen sich Anpassungen direkt für alle Beteiligten erkennbar machen. Zur Kontrolle einfach auf die Quelle klicken und schon öffnet sich die Ziel-URL als externe Verlinkung.
Die obere Abbildung zeigt das ganze Notebook mit dem erfolgreichen Synchronisieren und der sichtbaren Fettung des letzten Eintrags. Es lohnt, die rechte Seite mit den farbigen Kacheln und Tools wie KI-Podcasts zuzuklappen, denn die verbraucht unnötig Platz, der in NotebookLM etwas knapp werden kann. Viel Erfolg bei der Umsetzung!
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